Robaws koppelen aan Outlook
Van Outlook direct naar je projectdossier
Verdwijnen e-mails over klanten, projecten en orders in persoonlijke inboxen?
Met de Outlook-koppeling via Connectplatform sla je een e-mail met één klik op bij de juiste klant, het juiste project of de juiste order.
Elke e-mail staat direct gestructureerd in je administratie.
Wat wordt er overgezet
Eén centraal dossier voor je hele team
Altijd compleet dossier
Geen kennisverlies
Klaar voor gebruik
In de praktijk
Een projectleider maakt gedurende een project tientallen afspraken per mail: wijzigingen, meerwerk, akkoord op een tekening. Elke relevante mail slaat hij met één klik op bij het project, inclusief een PDF-kopie en de bijlagen. Bij een discussie achteraf staat het bewijs in het dossier, niet in een postvak.
Wanneer een collega een project overneemt, is de vraag altijd: wat is er precies afgesproken? Omdat de correspondentie bij de klant, het project of de order staat en niet in een persoonlijke inbox, kan de nieuwe projectleider zelf teruglezen. Geen overdrachtsgesprek nodig om de mailhistorie na te vertellen.
Opdrachtbevestigingen, tekeningen en getekende offertes komen binnen als bijlage. In plaats van downloaden en opnieuw uploaden worden ze bij het opslaan automatisch als losse documenten aan het dossier gekoppeld, met behoud van de originele bestandsnamen. Meerdere mails tegelijk opslaan kan met bulkselectie.
Zonder koppeling
- E-mails blijven hangen in persoonlijke inboxen
- Bijlagen handmatig downloaden en uploaden
- Communicatie los bewaren in mapjes
- Kans op informatieverlies en discussies achteraf
Met de koppeling
- E-mails direct in Robaws
- Altijd een compleet projectdossier
- Bewijs bij discussies
- Sneller overdragen en terugvinden
- Eén centrale informatiebron
Veelgestelde vragen
E-mails worden vanuit Outlook met één klik opgeslagen in Robaws, gekoppeld aan de juiste klant, het juiste project, de offerte of de order. Inclusief PDF-kopie en bijlagen.
Nee. Bijlagen worden automatisch als losse documenten toegevoegd, met behoud van de originele bestandsnamen.
Ja. Van elke opgeslagen e-mail wordt automatisch een opgemaakte PDF aangemaakt, als vast bewijs van de communicatie.
Ja. Met bulkselectie sla je meerdere mails in één keer op bij hetzelfde project, dezelfde klant of dezelfde order.
In Outlook Desktop op Windows en macOS en in Outlook Web via Microsoft 365. Een aparte installatie is niet nodig.
De add-in leest alleen de e-mail die je zelf opent en opslaat. Er is geen achtergrondtoegang tot je mailbox en geen automatische scanning.
Klaar om je e-mailarchief te automatiseren?
Koppel Outlook met Robaws en sla elke e-mail op bij het juiste dossier.